Een groothandel in groente en fruit ontvangt op maandagochtend twintig pallets sinaasappels uit een koelwagen. De chauffeur heeft haast, de pallets gaan direct de koelcel in en de vrachtbrief wordt zonder opmerkingen getekend. Pas op donderdag, bij het ompakken voor een supermarktklant, blijkt een deel van de vruchten bevroren te zijn geweest. De inkoper belt de leverancier drie weken later, als ook de supermarkt heeft geklaagd. De leverancier antwoordt kort: u bent te laat. Of dat klopt, hangt af van twee bepalingen die veel ondernemers pas leren kennen als het al mis is: de klachtplicht van artikel 7:23 en artikel 6:89 BW.
Wie een gebrek in een levering of dienst te laat meldt, verliest zijn rechten. Dat geldt voor ontbinding, schadevergoeding, herstel en vervanging tegelijk. Eerder schreven we over het verschil tussen klacht, ingebrekestelling en stuiting bij dienstverlening. Dit artikel gaat dieper in op koop: welk onderzoek de zakelijke koper na levering moet doen, hoe de Hoge Raad de termijn invult, en hoe u de klachtplicht in uw eigen inkoop- en verkoopvoorwaarden verwerkt.
Wat artikel 7:23 BW bij koop en artikel 6:89 BW bij andere overeenkomsten van de koper of opdrachtgever vragen
Bij koop regelt artikel 7:23 lid 1 BW dat de koper er geen beroep meer op kan doen dat het geleverde niet aan de overeenkomst beantwoordt, als hij de verkoper niet binnen bekwame tijd na ontdekking, of nadat hij het redelijkerwijs had moeten ontdekken, op de hoogte heeft gebracht. Voor consumenten geldt een vaste regel: een melding binnen twee maanden na ontdekking is tijdig. Tussen bedrijven bestaat zo'n vaste termijn niet. Lid 2 voegt een verjaringstermijn toe: de vordering verjaart twee jaar na de kennisgeving.
Buiten koop geldt voor een gebrekkige prestatie artikel 6:89 BW. Wie een gebrek in de prestatie niet binnen bekwame tijd nadat hij het heeft ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken bij de schuldenaar meldt, kan zich er niet meer op beroepen. De regel ziet op een prestatie die wel is geleverd maar gebrekkig is, niet op het geval dat de wederpartij helemaal niets levert. Die regel raakt dus ook dienstverlening: een webbouwer, een installateur, een accountant of een schoonmaakbedrijf kan zich op een te late klacht beroepen. De sanctie is in beide gevallen dezelfde. Het recht vervalt, ook als het gebrek vaststaat.
Wat de Hoge Raad op 29 juni 2007 en 25 maart 2011 besliste over onderzoek en "bekwame tijd"
In het arrest van 29 juni 2007 (ECLI:NL:HR:2007:AZ7617) splitste de Hoge Raad de plicht van de zakelijke koper in twee stappen. Eerst moet de koper het onderzoek doen dat in de gegeven omstandigheden redelijkerwijs van hem mag worden verwacht. Daarna moet hij binnen bekwame tijd melden wat hij heeft ontdekt, of bij dat onderzoek had moeten ontdekken. Hoe snel en hoe grondig dat onderzoek moet zijn, hangt onder meer af van de aard van het gebrek, hoe zichtbaar het is en hoe deskundig de koper is.
Op 25 maart 2011 (ECLI:NL:HR:2011:BP8991) werkte de Hoge Raad dit uit in een zaak over een verkocht tankstation waarvan de grond nog verontreinigd bleek. De koper mocht volgens de koopakte erop vertrouwen dat de grond was gesaneerd. Hoe sterker de koper op zulke geruststellende mededelingen van de verkoper mag afgaan, hoe minder snel van hem een voortvarend onderzoek mag worden verwacht. De Hoge Raad zei ook uitdrukkelijk dat een vaste termijn niet als uitgangspunt mag dienen. Een rechter mag dus niet redeneren dat "twee maanden" of "acht dagen" tussen bedrijven de norm is.
Twee andere punten uit dat arrest zijn in de praktijk bruikbaar. Moet de koper een deskundige inschakelen en duurt dat lang, dan mag hij de uitslag afwachten, maar dan moet hij de verkoper wel direct laten weten dat er onderzoek loopt en hoe lang het naar verwachting duurt. En het weegt zwaar of de verkoper door de late melding nadeel heeft geleden. Als zijn belangen niet zijn geschaad, zal een rechter de koper niet snel een gebrek aan voortvarendheid verwijten.
Waarom het nadeel van de verkoper volgens het arrest van 8 februari 2013 meeweegt
In het arrest van 8 februari 2013 (ECLI:NL:HR:2013:BY4600) ging het om beleggingsadvies van een bank, dus om artikel 6:89 BW bij dienstverlening. De Hoge Raad paste dezelfde maatstaf toe als bij koop en voegde een afweging toe. Aan de ene kant staat het zware gevolg voor de klant: hij verliest al zijn rechten. Aan de andere kant staan de concrete belangen van de dienstverlener, zoals een slechtere bewijspositie of het verlies van de kans om de schade te beperken. De verstreken tijd is daarbij een belangrijke factor, maar niet doorslaggevend.
Voor de sinaasappelgroothandel uit de inleiding betekent dit het volgende. Bevroren fruit is bederfelijk en het gebrek was bij ompakken op donderdag zichtbaar. Drie weken wachten maakt het voor de leverancier vrijwel onmogelijk om nog te laten vaststellen of de vorst in de koelwagen of in de eigen koelcel van de koper is ontstaan. Dat bewijsnadeel is precies wat de Hoge Raad zwaar laat wegen. Een melding op donderdag, met foto's en de uitlezing van de temperatuurlogger, had de positie van de koper sterk gemaakt.
Hoe u de klachtplicht in uw algemene voorwaarden en inkoopvoorwaarden regelt
Veel algemene voorwaarden bevatten een concrete klachttermijn, bijvoorbeeld "zichtbare gebreken binnen acht dagen na levering, verborgen gebreken binnen acht dagen na ontdekking". Tussen bedrijven is zo'n beding in beginsel geldig, mits de voorwaarden van toepassing zijn. Wiens voorwaarden gelden als beide partijen naar hun eigen set verwijzen, leest u in ons artikel over algemene voorwaarden bij een order per e-mail en artikel 6:225 lid 3 BW. Een zeer korte termijn voor gebreken die pas na langere tijd zichtbaar kunnen worden, kan de rechter toetsen aan artikel 6:233 onder a BW (onredelijk bezwarend) of aan de redelijkheid en billijkheid van artikel 6:248 lid 2 BW.
Een bruikbaar schema voor de inkoopkant en de verkoopkant ziet er zo uit:
- Bij ontvangst: teken de vrachtbrief of het afleverbewijs met een voorbehoud als u niet direct kunt controleren, en noteer zichtbare schade meteen.
- Binnen enkele dagen: voer de controle uit die bij het product past, zoals temperatuur, aantallen, maten, een proefdraai of een acceptatietest. Over de acceptatietest bij software schreven we eerder in wanneer een systeem geleverd is onder artikel 7:17 BW.
- Bij twijfel: meld schriftelijk dat u een vermoedelijk gebrek onderzoekt, met de verwachte duur. Dat is de melding die het arrest van 25 maart 2011 vraagt bij langer onderzoek.
- Bij ontdekking: klaag concreet per e-mail of brief, met datum, foto's, partijnummers en meetgegevens. Een telefoontje alleen is achteraf moeilijk te bewijzen.
- Daarna: houd de verjaring in de gaten. Bij koop verjaren de vorderingen twee jaar na de kennisgeving (artikel 7:23 lid 2 BW). Een schriftelijke aanmaning stuit de verjaring van een vordering tot nakoming of schadevergoeding. Voor een rechtsvordering tot ontbinding is dat anders: volgens artikel 3:317 lid 2 BW werkt zo'n brief alleen als binnen zes maanden een daad van rechtsvervolging volgt, zoals een dagvaarding.
Ook als verkoper of dienstverlener heeft u belang bij een goede regeling. Een duidelijke klachttermijn en een afspraak over hoe een klacht moet worden ingediend, maken geschillen voorspelbaar. Combineer dat met een eigen klachtenregistratie, zodat u later kunt laten zien wanneer een klacht binnenkwam. Een betalingsachterstand die met een late klacht wordt "verklaard", is daarna makkelijker te innen; zie ons stuk over incassokosten en handelsrente bij een zakelijke wanbetaler.
Wat een ondernemer na een gebrekkige levering niet moet doen
Wacht niet tot een afnemer klaagt voordat u zelf de leverancier benadert. Uw eigen klachtplicht loopt vanaf het moment dat u het gebrek ontdekte of had moeten ontdekken. Gooi gebrekkige goederen niet weg voordat de leverancier ze heeft kunnen zien, of leg in elk geval vast in welke staat ze waren. En gebruik geen vage formuleringen als "we zijn niet helemaal tevreden". De klacht moet de wederpartij laten begrijpen dat u de prestatie als gebrekkig beschouwt, zodat hij zijn bewijs kan veiligstellen en het probleem kan herstellen.
Wilt u weten hoe de klachttermijn in uw eigen voorwaarden of in de voorwaarden van uw leverancier is geregeld? Laat het contract dan online analyseren met onze contractscan. Die laat snel zien welke klachttermijnen en meldregels erin staan en waar ze voor u knellen.
Bronnen: artikel 7:23 BW; artikel 6:89 BW; artikel 6:233 BW; artikel 3:317 BW; Hoge Raad 29 juni 2007, ECLI:NL:HR:2007:AZ7617; Hoge Raad 25 maart 2011, ECLI:NL:HR:2011:BP8991; Hoge Raad 8 februari 2013, ECLI:NL:HR:2013:BY4600. Geraadpleegd op 7 oktober 2026.
