Incassokosten en handelsrente bij een zakelijke wanbetaler: de staffel van 27 maart 2012, de 10,40 procent van dit halfjaar en het arrest van de Hoge Raad van 10 juli 2015 over uw incassobeding

Een factuur van 12.000 euro aan een zakelijke klant, de vervaldag is verstreken en er komt geen reactie. De vraag die daarna in vrijwel elk mkb-bedrijf op tafel ligt: wat mag u erbovenop rekenen, en welk deel daarvan houdt stand als de klant het laat aankomen op een procedure? Het antwoord staat verspreid over drie plekken: artikel 6:96 BW, het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten van 27 maart 2012 en de artikelen 6:119a en 6:120 BW over de wettelijke handelsrente. Op 10 juli 2015 heeft de Hoge Raad daar één ding aan toegevoegd dat veel ondernemers niet kennen: hoeveel een eigen, hoger incassobeding in de algemene voorwaarden nog waard is zodra een rechter ernaar kijkt.

Muntsorteermachine in een licht glazen kantoor: koperen, gouden en zilveren munten vallen van een ronde sorteerschijf in een gele, een blauwe en een rode opvanggoot, met een stad achter de glaswand

Voor die factuur van 12.000 euro komt de rekening in het tweede halfjaar van 2026 uit op 895 euro aan incassokosten en ongeveer 104 euro handelsrente per maand. Beide bedragen volgen uit de wet, zonder dat u er iets over hoeft af te spreken; de rente loopt vanzelf, voor de volledige staffelvergoeding moet u wel eerst zelf aanmanen. Wat u wél afspreekt, kan het bedrag verhogen, maar minder dan de tekst van de meeste algemene voorwaarden suggereert. Hieronder staat hoe de rekensom werkt, wat de Hoge Raad over het incassobeding heeft gezegd, en waarom een deelbetaling van de hoofdsom het dossier niet sluit.


Wat artikel 6:96 BW en het Besluit van 27 maart 2012 u zonder afspraak al geven

Artikel 6:96 lid 2 onder c BW rekent redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte tot de vermogensschade die de wanbetaler moet vergoeden. Lid 5 verwijst voor de hoogte naar een algemene maatregel van bestuur: het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten van 27 maart 2012, in werking sinds 1 juli 2012 en sinds 1 oktober 2024 in een licht gewijzigde versie. Artikel 2 van dat Besluit geeft een degressieve staffel over de hoofdsom: 15 procent over de eerste 2.500 euro, 10 procent over de volgende 2.500 euro, 5 procent over de volgende 5.000 euro, 1 procent over de volgende 190.000 euro en 0,5 procent over het meerdere, met een maximum van 6.775 euro en een minimum van 40 euro. Voor 12.000 euro is dat 375 plus 250 plus 250 plus 20: 895 euro. Btw komt daar alleen bovenop als u die zelf niet kunt verrekenen; voor de meeste ondernemingen dus niet.

Bij een handelsovereenkomst, en dat is vrijwel elke overeenkomst tussen twee ondernemingen, voegt lid 4 er iets aan toe dat in de praktijk vaak wordt overgeslagen. De vergoeding bedraagt ten minste 40 euro en dat bedrag is zonder aanmaning verschuldigd vanaf de dag na de uiterste betaaldag. Daarvan mag niet ten nadele van de schuldeiser worden afgeweken, ook niet in de inkoopvoorwaarden van een grote afnemer. De veertiendagenbrief van lid 6 geldt alleen voor een schuldenaar die een natuurlijk persoon is en niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Een bv, een vof of een eenmanszaak die zakelijk inkoopt, valt daar niet onder. Alleen dat minimum van 40 euro komt vanzelf. Voor het meerdere tot het staffelbedrag moet u een incassohandeling hebben verricht, in de regel een schriftelijke aanmaning of sommatie; hoeveel werk u daarna nog aan de zaak had, bepaalt het bedrag niet meer. De staffel doet dat.


Handelsrente: 10,40 procent sinds 1 juli 2026, en waarom de ECB-stap van 16 september pas op 1 januari 2027 doorwerkt

Artikel 6:119a BW laat de wettelijke handelsrente lopen vanaf de dag na de overeengekomen uiterste betaaldag. Anders dan bij de ingebrekestelling die u voor andere vorderingen nodig heeft, is hier geen aanmaning vereist: de rente loopt van rechtswege. Is er geen betaaldag afgesproken, dan begint de rente volgens lid 2 dertig dagen na de dag waarop de factuur is ontvangen, of, als de factuur eerder kwam dan de prestatie, dertig dagen na ontvangst van de prestatie. Lid 3 maakt de rente samengesteld: na elk jaar wordt de verschenen rente bij de hoofdsom geteld.

De hoogte staat in artikel 6:120 lid 2 BW: de herfinancieringsrente van de Europese Centrale Bank voor haar laatste basisherfinancieringstransactie vóór de eerste dag van het halfjaar, plus acht procentpunten. Die ECB-rente staat sinds 17 juni 2026 op 2,40 procent, zodat de handelsrente voor het halfjaar dat op 1 juli 2026 begon 10,40 procent bedraagt. De ECB heeft een verhoging naar 2,65 procent aangekondigd met ingang van 16 september 2026. Voor lopende vorderingen verandert daardoor niets: de wet fixeert de rentevoet per halfjaar, dus pas op 1 januari 2027 werkt de nieuwe stand door, en dan met de ECB-rente die op dat moment geldt. Voor de factuur van 12.000 euro komt 10,40 procent neer op gemiddeld 104 euro per maand, ongeveer 3,40 euro per dag. De gewone wettelijke rente van artikel 6:119 BW, die geldt voor consumenten en voor vorderingen die geen betaling uit een handelsovereenkomst zijn, ligt aanzienlijk lager.


Wat de Hoge Raad op 10 juli 2015 besliste over het incassobeding van 15 procent in uw voorwaarden

Veel algemene voorwaarden bevatten een eigen incassobeding, meestal 15 procent van de hoofdsom met een minimum van enkele honderden euro's. Bij een order per e-mail waarbij twee sets voorwaarden botsen, is de eerste vraag of dat beding überhaupt geldt. Geldt het wel, dan komt het arrest van de Hoge Raad van 10 juli 2015 (ECLI:NL:HR:2015:1868) in beeld. De Hoge Raad beantwoordde prejudiciële vragen van het gerechtshof 's-Hertogenbosch en gaf drie regels die samen bepalen wat zo'n beding tussen ondernemingen oplevert.

Ten eerste: buiten de consumentensfeer is artikel 2 van het Besluit aanvullend recht. Partijen mogen een hoger bedrag afspreken. Ten tweede: de rechter mag een bedongen incassobedrag op grond van artikel 242 Rv ambtshalve matigen tot het staffelbedrag, tenzij de schuldeiser stelt en bij betwisting aannemelijk maakt dat zijn werkelijke kosten hoger zijn. Ten derde: een percentage dat in de branche gebruikelijk is, of dat de schuldenaar zelf tegenover zijn eigen debiteuren hanteert, is een omstandigheid die de rechter mag meewegen, maar het mag niet als uitgangspunt dienen. Voor de praktijk betekent dit dat het beding van 15 procent (1.800 euro over 12.000 euro) geldig is, en dat de rechter het bij een betwiste vordering kan matigen tot 895 euro. Dat voorkomt u alleen door te stellen en aannemelijk te maken dat uw werkelijke kosten hoger waren én redelijk tegenover de schuldenaar: de nota van het incassobureau of de advocaat, plus een beschrijving van wat daarvoor is gedaan. Het beding is dus vooral waardevol voor wie zijn kosten bijhoudt en kan uitleggen, en nauwelijks voor wie het als forfait bedoelt.


Artikel 6:44 BW: een deelbetaling gaat eerst naar de kosten, dan naar de rente, en pas daarna naar de hoofdsom

Hetzelfde arrest bevat een overweging die in de dagelijkse debiteurenadministratie meer uitmaakt dan het matigingsdebat. De Hoge Raad stelde vast dat buitengerechtelijke incassokosten vallen onder de kosten van artikel 6:44 lid 1 BW. Dat artikel schrijft de volgorde voor waarin een betaling wordt toegerekend: eerst de kosten, dan de verschenen rente, en pas daarna de hoofdsom en de lopende rente. De klant die na uw sommatie precies 12.000 euro overmaakt met de omschrijving "factuur voldaan", heeft daarmee volgens de wet 895 euro kosten en de tot dan verschenen rente betaald, en van de hoofdsom nog een deel open laten staan waarover de rente doorloopt. Lid 2 geeft u het recht een betaling te weigeren als de schuldenaar zelf een andere volgorde aanwijst, en lid 3 laat u volledige aflossing van de hoofdsom weigeren zolang rente en kosten niet meekomen.

De valkuil zit aan uw eigen kant. Wie de 12.000 euro in de administratie afboekt als volledige betaling en de klant bedankt, wekt de schijn dat het dossier gesloten is. Een rechter kan daar later afstand van het meerdere in lezen. Een ontvangstbevestiging die de toerekening benoemt, kost één zin: welk bedrag op de kosten is afgeboekt, welk deel op de rente, wat van de hoofdsom resteert en dat daarover de handelsrente doorloopt. Dezelfde discipline geldt bij een betalingsregeling die feitelijk krediet is: leg vast wat er met de al verschenen rente en kosten gebeurt, anders kan daarover later een uitleggeschil ontstaan waarin de klant kwijtschelding bepleit.


Vijf dingen die u vóór de eerste aanmaning vastlegt

  1. De uiterste betaaldag. Zonder afspraak geldt dertig dagen na ontvangst van de factuur. Artikel 6:119a lid 5 BW laat een langere termijn toe tot zestig dagen; een nog langere termijn alleen als die uitdrukkelijk is overeengekomen en niet kennelijk onbillijk is. Bent u een mkb-leverancier van een grote onderneming, dan is volgens lid 6 elke termijn boven dertig dagen nietig.
  2. Het bewijs van ontvangst van de factuur. Zonder afgesproken betaaldag begint de rente pas nadat de dertigdagentermijn van artikel 6:119a lid 2 BW is verstreken, gerekend vanaf de dag na ontvangst van de factuur; staat die ontvangstdatum niet vast, of kwam de factuur vóór de prestatie, dan telt de wet vanaf de ontvangst van de prestatie, en bij een afgesproken aanvaardings- of keuringstermijn vanaf de aanvaarding. Een verzonden pdf zonder ontvangstbevestiging nodigt uit tot discussie; een factuur in het portaal van de klant met tijdstempel beperkt die discussie.
  3. De aanmaning zelf. Noem de hoofdsom, het staffelbedrag, het rentepercentage van 10,40 procent met de ingangsdatum, en vermeld dat het minimum van 40 euro volgens artikel 6:96 lid 4 BW al zonder aanmaning verschuldigd was. Deze brief is tegelijk de incassohandeling die de rest van de staffel opeisbaar maakt.
  4. De onderbouwing van uw eigen incassobeding. Rekent u meer dan de staffel, bewaar dan de facturen van incassobureau of advocaat én een korte beschrijving van de verrichte werkzaamheden. Zonder die stukken kan de rechter naar 895 euro matigen; met die stukken heeft hij een reden om dat niet te doen.
  5. De toerekening van elke deelbetaling. Bevestig schriftelijk hoe het ontvangen bedrag is afgeboekt en wat er openstaat. Dat is de goedkoopste maatregel van de vijf, en de enige die u kwijtraakt als u haar vergeet.

Wilt u weten of uw eigen voorwaarden dit netjes regelen, van de betaaltermijn en het incassobeding tot de rente en wat er gebeurt als een klant maar een deel betaalt? Laat uw algemene voorwaarden of het contract dat op tafel ligt even door de contractscan van JAVB lopen. Die wijst de betaal- en incassobepalingen aan, laat zien waar de tekst achterloopt op de wet en geeft u een voorstel om mee terug te gaan naar uw klant.