Een leverancier stuurt maandag een offerte waarin staat dat zijn algemene voorwaarden op de website te vinden zijn. De klant antwoordt woensdag met een inkooporder uit zijn eigen pakket, met de eigen inkoopvoorwaarden als PDF erbij. Er wordt geleverd en betaald. Maanden later, bij een claim, blijkt de uitkomst af te hangen van twee vragen die toen al beslist waren: welke set voorwaarden hoort bij deze overeenkomst, en of de partij die zich erop beroept ze op tijd heeft afgegeven. Die vragen staan los van elkaar, en ondernemers behandelen ze als één.

Artikel 6:225 lid 3 BW geeft de eerste verwijzing voorrang

Verwijzen aanbod en aanvaarding naar verschillende algemene voorwaarden, dan komt aan de tweede verwijzing geen werking toe, tenzij daarbij de toepasselijkheid van de eerste set uitdrukkelijk van de hand wordt gewezen. Nederland volgt daarmee de regel van de eerste verwijzing. Dat verplaatst het zwaartepunt naar de volgorde waarin uw verkoop- en inkoopproces documenten verstuurt: de offerte gaat meestal als eerste de deur uit, en wie inkoopt verandert die verhouding pas door zelf te beginnen met een aanvraag of raamorder. In een organisatie die haar inkoop via een ERP-pakket doet, ligt die keuze vast in de inrichting van een documentsjabloon. De van-de-handwijzing hoort zichtbaar in het orderdocument zelf te staan, op de plek waar iemand hem leest.

Toepasselijkheid en terhandstelling zijn twee verschillende gevechten

Is de toepasselijkheid rond, dan begint de vraag of de gebruiker een redelijke mogelijkheid tot kennisneming heeft geboden. In HR 11 februari 2011 (First Data/Attingo) oordeelde de Hoge Raad dat het niet volstaat om de wederpartij naar het internet te verwijzen om de voorwaarden zelf op te zoeken; de gebruiker moet het initiatief nemen. Artikel 6:234 BW laat elektronische terhandstelling toe bij een langs elektronische weg gesloten overeenkomst, mits de voorwaarden zo beschikbaar komen dat opslaan en later raadplegen mogelijk is. Een meegestuurde PDF voldoet, en een directe link naar de geldende versie kan eveneens voldoen; een algemene verwijzing naar een website waar de lezer zelf de juiste set moet uitzoeken, haalt die maatstaf niet. Een wederpartij bij wie ten tijde van het sluiten van de overeenkomst vijftig of meer personen werkzaam waren, of die als rechtspersoon in de zin van artikel 2:360 BW toen laatstelijk haar jaarrekening had gepubliceerd, mist dit verweer op grond van artikel 6:235 lid 1 BW; lid 3 doet dat alleen bij gebruik van dezelfde of nagenoeg dezelfde voorwaarden als de ingeroepen set, wat de hoven beperkt uitleggen. Na HR 1 oktober 1999 (Geurtzen/Kampstaal) kan bekendheid met het beding een beroep op vernietiging bovendien alsnog blokkeren.

Zes controles op uw eigen orderstroom

Het artikel sluit af met een concrete lijst: wie in elke relatie het eerste document verstuurt, of de van-de-handwijzing in dat document zelf staat, of de PDF automatisch meegaat vanuit het offerte- of ERP-sjabloon, welke versie geldt en waar eerdere versies vindbaar zijn, hoe lang verzonden berichten met bijlagen bewaard blijven gelet op verjarings- en bewaartermijnen, en of uw voorwaarden aansluiten op wat uw administratie later kan aantonen. Bij grensoverschrijdende inkoop verschuift het speelveld: artikel 6:247 lid 2 BW zet afdeling 6.5.3 opzij bij een buitenlandse wederpartij, en voor zover het Weens Koopverdrag van toepassing is en niet is uitgesloten, bepaalt artikel 19 van dat verdrag wanneer een aanvaarding met afwijkende voorwaarden nog aanvaarding is.